Системы электронного документооборота позволяют существенно упростить и автоматизировать процесс подготовки, перемещения и согласования документов в пределах компании. Процедура внедрения электронного документооборота в организации — сложный и многоступенчатый процесс с множеством нюансов, о которых следует знать заранее.
Определение преследуемых целей и задач
Подготовка к переходу предприятия на работу по безбумажной концепции начинается с расстановки приоритетов и определения перспективности этого направления. Руководителям организации и её основных отделов необходимо сформулировать цель внедрения электронного документооборота и определить степень вовлечённости в него подразделений компании.
Для этих целей требуется сформировать рабочую группу, составленную из сотрудников организации и специалистов IT-компаний, предлагающих свои услуги по внедрению. В задачу группы входит выявление слабых мест в работе с документами, подготовка теоретических вариантов их решения и определение возможности практической реализации идей. Результатом работы группы становится предварительный план внедрения электронного документооборота, который впоследствии ляжет в основу разработки технического задания и договора.
Анализ существующего документооборота
Сформированная группа экспертов определила необходимость перехода на электронный оборот документации. В этом случае требуется детально изучить и описать существующие алгоритмы, а также проработать проблемы внедрения электронного документооборота.
В процессе перехода на работу с электронной документацией, предприятие может столкнуться со следующими трудностями:
- консервативный настрой сотрудников;
- отсутствие необходимых знаний и навыков;
- негативный пример со стороны главного руководства;
- отсутствие необходимых технических средств для реализации проекта;
- сложная структура и запутанная иерархия компании;
- отсутствие понятной системы миграции документов.
Переход к электронному документообороту становится поводом для строгой оценки существующей структуры предприятия. Своевременное выявление, изучение и устранение этих факторов позволяет устранить глобальные проблемы, связанные с эффективностью управления и взаимодействием между различными службами.
Содержание техзадания и подготовка договора
На основании полученных данных и зафиксированных предложений поставщика, необходимо грамотно и углублённо сформулировать техническое задание на внедрение системы электронного документооборота. Содержание документа должно включать перечень функциональных требований, охватываемых подразделений и алгоритмов, дополнительных мероприятий и услуг. На основании ТЗ рассчитывается стоимость работы, и подготавливается договор о сотрудничестве.
Установка и запуск программного обеспечения
Завершающий этап внедрения электронного документооборота на предприятии — установка программного обеспечения, настройка взаимодействия элементов, подготовка и подключение базы данных. Вне зависимости от масштаба проекта для успешного запуска потребуется немало времени. Первоочередная задача — обучение персонала теоретическим основам и практическим навыкам работы в программе.
Кроме того, в течение пробного периода работы понадобится отработка алгоритмов взаимодействия, устранение проблем и ошибок, доработка шероховатостей функционала. Только после этого внедрение электронного документооборота в организации считается завершённым.
