Переход на электронные трудовые книжки – все самое важное в одном месте

Интернет и компьютерные технологии меняют жизнь россиян. С 1 января 2020-го года в РФ появились «электронные трудовые книжки». Надо отметить, что данный термин используется в обиходе кадровых работников, но не прописан в официальных законодательных актах. В Законе основной документ называется: «сведения о трудовой деятельности в электронном виде».

Чтобы уменьшить нагрузку на кадровые службы, переходный период продлили до конца 2020 года. Это означает, что на протяжении текущего года будут одинаково правомерны два типа книжек. В 2021-м году и позже – «двойной» учет сохранится только для тех работников, которые напишут заявление с требованием сохранения бумажного варианта учета.

Что изменится при подаче отчетности в ПФР

Из-за внедрения в жизнь Закона № 439-ФЗ, в 2020 году список отчетов в ПФ был дополнен новой формой СЗВ-ТД. Теперь ежемесячно до 15-го числа кадровики предприятия отправляют сведения о сотрудниках, изменивших в текущем месяце формат своей занятости. По сути, данный отчет является записью в электронной трудовой книжке. В нем указывают новую должность работника, дату и номер приказа.

В 2020 году данные по форме СЗВ-ТД подаются ежемесячно. После 1.01.2021 г. его необходимо отправлять на следующий рабочий день после проведения кадровых мероприятий.

Внимание! Для передачи данных в новом формате придется обновить программное обеспечение. Его разрабатывают IT-специалисты ПФ. Для маленьких предприятий численностью до 25 человек сохраняется возможность подавать отчет СЗВ-ТД с подписью ответственного лица и печатью в бумажном виде.

Порядок перехода

1. Необходимо донести информацию об изменениях до всех официально трудоустроенных работников. Администрации предприятия рекомендуется уведомлять сотрудников письменно. Сделать это необходимо до 1 июля 2020 года.

Текст уведомления может быть следующим:

Уведомление

21.05.2020

Согласно Закону № 439-ФЗ данные о Вашей трудовой деятельности переводятся в электронный формат. Это значит, что с 1 января 2020 года записи из трудовой книжки хранятся в электронном виде в базе Пенсионного Фонда. По желанию работника получить данные о занятости за определенный период можно в ПФР, МФЦ или у работодателя.

В связи с изменениями просим выбрать удобный для Вас формат:

сохранить трудовую книжку в бумажном варианте (данные из нее будут продублированы на электронном носителе в базе ПФР);
отказаться от ведения бумажного документа о трудоустройстве (в этом случае книжку Вы получите на руки для хранения у себя дома).

Просим выбрать один из вариантов и написать заявление о согласии/отказе ведения трудовой книжки на бумажном носителе. Передать заявление в отдел кадров необходимо не позднее 31.12.2020 г.

Начальник отдела кадров _______________

С уведомлением ознакомлен ______________

2. До 31 декабря 2020 года все официально трудоустроенные работники должны написать заявление о согласии/отказе ведения трудовой книжки в бумажном виде. Лучше заранее снабдить работников образцом заявления и необходимыми бланками. Желательно пересмотреть все внутренние документы организации и внести в них необходимые изменения.

Текст заявления может выглядеть примерно так:

Директору ОАО "___________"
____________________
от ________________________

Заявление

Согласно ч. 2 ст. 2 Закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ прошу:

❒ продолжать вносить данные о моей трудовой деятельности в трудовую книжку (по нормам, указанным в статье 66 Трудового кодекса РФ)

❒ вести записи в электронном виде (согласно статье 66.1 ТК РФ)

______________(дата) ______________(подпись)

Все заявления сотрудников необходимо зарегистрировать по нормам делопроизводства и хранить во избежание споров. По возможности следует убедить сотрудников отказаться от двойного документооборота в пользу электронного формата.

Внимание! Юристы советуют сохранить фотокопии всех трудовых книжек, выданных на руки.

3. Важно понимать, что избежать ведения электронных трудовых книжек не удастся ни государственным, ни частным компаниям. При этом электронный кадровый учет имеет ряд положительных моментов:

снижение бумажного документооборота, экономия ресурсов предприятия;
хранение сведений о трудоустройстве и увольнении в государственной базе данных Пенсионного Фонда;
фиксация сведений о работающих на удаленной основе;
автоматическое назначении пенсий без дополнительных справок и бумаг.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если сотрудник изменит свое решение и захочет вернуться на старую систему учета, сделать это будет невозможно. Электронная трудовая книжка не подлежит обмену на бумажную.

4. О переходе на новые формы кадрового учета необходимо предупредить директора – единственного учредителя. При этом в графе 4 трудовой книжки вместо номера и даты приказа о назначении проставляют реквизиты Решения участника (в соответствии с п. 3.1 Порядка, утвержденного Постановлением Министерства труда от 10.10.2003 № 69). Директор, имеющий трудовую книжку, также должен письменно сообщить о своем решении.

5. Если работник согласен на ведение трудовой книжки в электронной форме, необходимо отдать бумажный дубликат на руки владельцу. При этом последняя по времени запись в книжке содержит указания на то, что сотрудник согласился на хранение сведений по статье 66.1 ТК РФ.

Важно! Если работник не подал письменного заявления или принес его после 31.12.2020 г. (такая возможность прописана в Законе), кадровики продолжают вносить записи в бумажный вариант книжки непосредственно до даты, указанной в заявлении. А также дублировать их в электронном виде в ПФР.

6. При оформлении новых сотрудников, трудоустроенных в 2020 году, придется требовать у них бумажный вариант трудовой книжки. Если такой книжки нет, придется ее завести и вести вплоть до окончания 2020 года.

Работникам, трудоустроенным в 2021 году, бумажный документ заводить не нужно. Если сотрудники уже работали по найму в другой компании, они приносят в отдел кадров старую трудовую книжку либо просят у нанимателя сведения о профессиональной деятельности на прежнем месте работы.

Важно! У новых сотрудников, пришедших в 2020 году, также нужно потребовать заявление о согласии хранения данных в электронном формате или отказе от него.

7. В случае расторжения трудового договора (увольнения) работник получает на руки бумажный вариант трудовой книжки (если ее продолжали вести). В противном случае – ему выдают сведения по форме СТД-Р.

Какая ответственность предусмотрена за нарушение закона № 439-ФЗ

Для должностных лиц, отвечающих за учет кадров, предусмотрена административная ответственность. На первый раз нарушение простят. При повторной ошибке выпишут штраф. На сегодня нет достоверной информации о размере штрафных санкций. Но по действующему законодательству за несвоевременное или неполное предоставление сведений в ПФ налагают штраф 300-500 рублей. При отказе предоставить необходимые сведения работнику – штраф составит для должностного лица 1000-5000 рублей. Для юрлиц штрафы на порядок больше и могут достигать 50 тыс. рублей (согласно Кодексу об административных нарушениях).

Сотрудники компании ГлавбухПартнер оказывают комплексные услуги предприятиям различных форм собственности по переходу на электронный кадровый учет. У нас можно получить исчерпывающую консультацию по данному вопросу, заказать кадровый и управленческий учет по выгодным тарифам.